Обработка персональных данных

Рассмотрение резюме (анкет) соискателей на вакантные должности в целях заключения трудового договора

Ответственный за кадровую работу

Физические лица, которые направили резюме

Фамилия, собственное имя, отчество, год рождения, сведения об образовании и опыте работы, контактный номер телефона, адрес электронной почты

Согласие – ст. 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон) при направлении резюме (анкеты) в электронном виде;

абз. 16 ст. 6 Закона при направлении (предоставлении) резюме (анкеты) в письменном виде или в виде электронного документа

Не передаются

В случае непринятия на работу – 1 год.

В случае принятия на работу – 1 месяц

Оформление 

(прием) на работу

Ответственный за кадровую работу

Соискатели работы, члены их семей

В соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) и иными законодательными актами

абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 мая 2014 г. № 5; иные законодательные акты)

Не передаются

После увольнения - 75 лет

(п.638.3 Перечня)

Формирование, ведение и хранение личных дел работников

Ответственный за кадровую работу

Работники, члены их семей

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2

абз.8 ст.4 Закона

Не передаются

После увольнения - 75 лет

(п.638  Перечня)

Ведение трудовых книжек

Ответственный за кадровую работу

Работники

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках

абз.8 ст.4 Закона

Не передаются

Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования) (п. 646 Перечня); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет (п. 648 Перечня)

Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота

Секретарь

Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника. Персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки

В отношении работников - абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК)

 В отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных

Не передаются

Персональные данные работников – 1 месяц после увольнения. Персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки

Ведение учета фактически отработанного времени

Директор

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте

абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 132 ТК)

Могут передаваться третьим лицам

3 года (п.п.466-468 Перечня)

Применение мер поощрения

Ответственный за кадровую работу

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения

абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 196 ТК)

Передаются третьим лицам при представлении к награждению благодарностями, грамотами, почетными грамотами этих лиц, а также при представлении к награждению государственными наградами

75 лет (п. 21.3 Перечня)

Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности

Ответственный за кадровую работу

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника

абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК)

Не передаются

3 года (п. 21.4 Перечня)

Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде

Ответственный за кадровую работу

Работники, члены их семей

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации

абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК)

Не передаются

В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации)

Предоставление трудовых и социальных отпусков

Ответственный за кадровую работу, секретарь

Работники, члены их семей

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей

абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК)

Не передаются

Графики трудовых отпусков – 1 год (п. 666 Перечня); приказы о предоставлении трудовых отпусков – 3 года (п. 21.4 Перечня). По социальному отпуску – 75 лет (п. 21.3 Перечня)

Аттестация работников

Директор, ответственный за кадровую работу

Работники, подлежащие аттестации

В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784

абз. 8 ст. 6 Закона

Члены аттестационной комиссии

Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет (п. 669 Перечня) аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника

Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

Ответственный за кадровую работу, заведующий хозяйством

Работники

Паспортные данные, сведения о занимаемой должности

абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 2201 ТК)

Организации, осуществляющие профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

5 лет (п. 940 Перечня)

Изменение и прекращение трудового договора

Ответственный за кадровую работу

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора

абз. 8 ст. 6 Закона (главы 3, 4, 9 и 12 ТК)

Не передаются

После увольнения – 75 лет (п. 638.3 Перечня)

Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц

Ответственный за кадровую работу

Работники, лица, работающие по гражданско-правовому договору

В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета“

абз. 8 ст. 6 Закона

Органы ФСЗН

5 лет (п. 604.2 Перечня)

Оформление необходимых для назначения пенсии документов

Ответственный за кадровую работу, секретарь

Работники

В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“

абз. 8 ст. 6 Закона

Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение

До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение

Расследование несчастных случаев в учреждении

Директор, заведующий хозяйством

Работники

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК)

Белгосстрах, представители профсоюза, нанимателя

10 лет (п. 512 Перечня

Рассмотрение индивидуальных трудовых споров

Директор, заведующий хозяйством, председатель первичной профсоюзной организации

Работники – стороны индивидуальных трудовых споров

Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров

абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК)

Стороны индивидуальных трудовых споров (представители профсоюза, нанимателя)

5 лет после урегулирования спора (п. 473 Перечня)

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц

Директор, секретарь

Граждане, в т.ч. представители юридических лиц

Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), суть обращения, иные сведения, указанные в обращении

абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“)

Не передаются

5 лет (п. 76 Перечня)

Осуществление административных процедур

Директор, секретарь

Заявители, третьи лица

В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200

абз. 20 ст. 6 Закона (ст.ст. 14 и 15 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“)

Не передаются

3 года (п. 458 Перечня)

Составление отчетов, характеристик;

ведение классных журналов; ведение личных дел обучающихся; сопровождение сайта

Учителя-дефектологи, учителя, педагоги-психологи, педагог социальный, воспитатели дошкольного образования, воспитатели

Обучающиеся  и их родители (законные представители)

Сведения, содержащиеся в документах, удостоверяющих личность; сведения о родителях (лицах, их замещающих); сведения о семье; данные об образовании; информация медицинского характера; иные документы (документы для получения единовременного социального пособия, документы для обеспечения льготным питанием.

Согласие – ст. 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З ”О защите персональных данных“;

абз. 8 ст. 6 Зак